Aankoopfacturen module activeren
Begin met de Aankoopfacturen Module door eerst je Peppol-koppeling te activeren. Dit zorgt automatisch voor de activering van de module. Je kunt de module ook handmatig activeren via de modules-pagina.
Aankoopfacturen ophalen
Om aankoopfacturen te ontvangen, hoef je zelf niets te doen. Als je bij Peppol hebt aangegeven dat je aankoopfacturen wilt ontvangen, worden deze automatisch verwerkt en ontvang je een e-mail zodra er een nieuwe aankoopfactuur is binnengekomen. Aankoopfacturen zal je automatisch ontvangen. Verwacht je een nieuwe factuur, maar lijkt deze toch niet binnen te komen? Klik dan op de Ophalen-knop om te controleren of er nieuwe aankoopfacturen beschikbaar zijn.
Tip: Klik rechts bovenaan op de groene knop om te wisselen tussen een lijst en een tabel, afhankelijk van je voorkeur.
Instellingen
Om ervoor te zorgen dat je op de hoogte blijft van nieuwe aankoopfacturen, kun je in de instellingen aangeven wie de e-mails van nieuwe aankoopfacturen ontvangt. Zodra een nieuwe factuur binnenkomt via Peppol, ontvangen de opgegeven gebruiker een e-mailmelding.
Factuur accepteren
Nu de aankoopfacturen zijn binnengekomen, kun je een factuur accepteren door rechts in de kolom op Acties te klikken en Accepteren te kiezen. Je aankoopfacturen kunnen pas naar de boekhouding worden verzonden nadat ze zijn geaccepteerd.
Zodra je de factuur accepteert, verandert de status naar "Geaccepteerd" en wordt deze groen weergegeven. Na betaling van de factuur wijzig je de status naar 'Betaald' door op 'Acties' te klikken en 'Betaald' te selecteren.
Factuur afwijzen
Het kan voorkomen dat je een verkeerde factuur ontvangt. Dan kan je de factuur afwijzen en de verzender op de hoogte houden. Dit doe je door in het menu Acties op Afwijzen te klikken.
Hierbij verschijnt een pop-up waarmee je de persoon die de aankoopfactuur heeft verstuurd kunt informeren via e-mail dat je de factuur gaat afwijzen. Dit is geen verplichting, maar biedt een optie om de communicatie te vereenvoudigen.
Een foutieve factuur kan je ook verwijderen maar dit raden we af. Door de factuur af te wijzen blijft deze nog beschikbaar ter referentie.
Boekhouding en exports
Via de goudgele knop 'Boekhouding' kun je eenvoudig al je aankoopfacturen verzenden naar je boekhouding, net zoals je dat met de verkoopfacturen kunt doen. Let op: om deze optie te zien, moet je eerst de module 'Mailbox boekhouding' activeren.
Voor aankoopfacturen is het versturen naar de boekhouder alleen mogelijk via de module 'Mailbox Boekhouding'. Als de boekhouder de service VOILA van CodaBox gebruikt, zal de factuur automatisch bij de boekhouder terechtkomen, zonder dat deze vanuit Eenvoudigfactureren hoeft te worden verzonden.
Via Meer Acties kun je aankoopfacturen in bulk exporteren naar een UBL-bestand, een PDF-bestand, of als derde optie naar een Excel-bestand. Als je snel een enkele factuur wilt downloaden als PDF om te controleren, kun je rechts via Acties kiezen voor Download als PDF of Download als E-factuur. Dit kan ook als bulkbewerking of -download door alle aankoopfacturen te selecteren via het selectievakje helemaal links.