Een aanspreking geeft een goede indruk. Daarom kun je aanspreekvormen aanmaken voor al je huidige en nieuwe klanten, zodat je hen altijd op een correcte manier kunt aanspreken in je e-mails.

Instellingen

We gaan van start met het aanmaken van een extra veld via Instellingen -> Extra velden , klik op de rode knop 'toevoegen +'.

Als omschrijving geven wij de naam 'aanspreking', en de interne naam wordt automatisch hernoemd naar de omschrijving. Het is raadzaam om dit altijd op deze manier te laten staan.

Bij 'Soort' moet je selecteren voor 'selectie' en de 'invulling' laat je leeg.

Voor 'te selecteren waardes' kun je dan alle aansprekingen opsommen die je denkt te gaan gebruiken voor je klanten.

Bij 'Beschikbaar voor' duid je zeker altijd standaard 'klanten' aan, en alle documenten waarbij je een aanspreking wilt toepassen. Ook hier geven we als tip mee om in één keer alle documenten aan te vinken voor de toekomst, zoals op de afbeelding hierboven.

Sla dit op door op de blauwe knop 'Bijwerken' te drukken. Vergeet ook zeker niet, wanneer het menu gesloten is, op de blauwe knop 'Instellingen bijwerken' te drukken. Anders zal al je selectie verdwijnen.

Als dit succesvol is toegepast, zou je nu bij 'Instellingen' -> 'E-mail' -> 'E-mail tekst' moeten gaan staan.

Zoals je ziet, wordt hier een variabele toegevoegd die we in de vorige stap hebben aangemaakt: '%value-aanspreking%'. Het is het handigste om dit te kopiëren en toe te voegen aan elk documenttype waarin je een aanspreking gaat gebruiken.

Vergeet zeker niet als laatste weer op de blauwe knop te drukken 'Instellingen bijwerken'.

Klanten aanmaken of bijwerken

Als je al bestaande klanten hebt waarvoor je de aanspreking wilt toevoegen, ga je naar 'Klanten', klik je op de betreffende klant en vervolgens op de gele knop 'Bijwerken'.

Als je een nieuwe klant wilt aanmaken, volg je de gebruikelijke stappen voor het aanmaken van een nieuwe klant.

Het zal je wellicht opvallen dat er een extra veld is toegevoegd bij de 'klantgegevens', waarin je de gegevens van de klant invult. Hier kun je vervolgens kiezen welke standaard aanspreking je wilt gebruiken voor de nieuwe of al bestaande klant.

Als laatste stap klik je zoals gewoonlijk op de blauwe knop 'Klant bijwerken', zodat de aanpassingen worden opgeslagen.

Tijdens aanmaak document en verzending mail

Je krijgt ook nog steeds de keuze tijdens het aanmaken van een document om de aanspreking te wijzigen, mocht dit nodig zijn omdat je iemand anders binnen het bedrijf van de klant wilt aanspreken.

Eenmaal het document is aangemaakt, druk je op de blauwe knop 'Verzenden'. Je ziet nu dat het menu opent met de tekst van de mail en de nieuwe aanspreking.