Verstuur jouw fysieke post online. Mail-IT-Wize print, brengt onder omslag en sorteert jouw facturen en andere documenten. De volgende dag is alles geleverd aan BPost.

Door een koppeling met Mail-IT-Wize op te zetten kan je jouw facturen en andere documenten rechtstreeks verzenden via BPost. Zo hoef je deze niet langer zelf af te drukken en te verzenden. Een verzending kan via gewone brief (non-prior) of aangetekende zending.

Het opzetten van een koppeling is enkel mogelijk met een Pro abonnement of hoger.

Via Mail-IT-Wize verzend je facturen en andere documenten online via fysieke post (als non-prior of aangetekende zending).

Je kan via onze software rechtstreeks een nieuw account bij Mail-IT-Wize openen.

Account aanvragen

Om een koppeling op te zetten heb je een account nodig bij Mail-IT-Wize. Deze kan je rechtstreeks vanuit via ons aanvragen.

Bij Mail-IT-Wize betaal je enkel per verzonden brief en betaal je dus geen vaste kosten. Je ontvangt van Mail-IT-Wize maandelijks een factuur voor de verzonden brieven. Enkel indien je beschikt over een Belgisch BTW-nummer of ondernemingsnummer kan je een account bij Mail-IT-Wize openen.

Een account aanvragen kan langs “Koppelingen” > “Mail-IT-Wize” > “Koppeling opzetten”.

Volg de wizard en vervolledig de gevraagde gegevens om jouw account aan te vragen.

Na aanvraag wordt deze binnen 48u gevalideerd en wordt jouw account opgezet.

Eenmaal jouw account werd geactiveerd kan je een wachtwoord aanvragen op het portaal van Mail-IT-Wize: Mail-IT-Wize Portaal – Nieuw wachtwoord aanvragen

Koppeling opzetten

Werd jouw Mail-IT-Wize account geactiveerd dan kan je de koppeling vanuit onze software opzetten.

Hiervoor ga je naar “Modules” > “Mail-IT-Wize” > “Koppeling opzetten” en volg je de wizard.

Tijdens de wizard moet je een token ingeven. Deze kan je opvragen via het portaal van Mail-IT-Wize (https://api.mailitwize.be/).

Om jouw Mail-IT-Wize account klaar te zetten moet je, nadat je jou hebt aangemeld, eerst een “Webhook key” instellen. Hiervoor klik je op “Webhook” en klik je op “Generate webhook key”. Deze webhook key moet je niet overnemen naar ons softwareprogramma.

Daarna ga je op het portaal naar “Tokens” en klikt je op “Create New Token” om een nieuwe token aan te maken. Als naam geeft je bijv. op EenvoudigFactureren.

Kopieer het token en geef deze in op ons software programma. Klik op “Connecteren” om de koppeling te vervolledigen.

Opmerking: De ingegeven token is 1 jaar geldig. Jaarlijks dien je dus een nieuwe token aan te vragen en de koppeling opnieuw opzetten. 

Verzenden via BPost

Nadat de koppeling werd opgezet kan je de factuur (of offerte, …) verzenden op dezelfde wijze dan indien je de factuur via e-mail zou verzenden. 

Ga naar de factuur in kwestie in klik bovenaan op Verzenden of vanuit het overzicht open je het Acties-menu en klik je op Verzenden.

De adresgegevens van jouw klant worden automatisch overgenomen. Indien jouw klant meerdere adressen heeft kan je het gewenste adres selecteren.

Standaard wordt het verzendadres van de klant gebruikt indien beschikbaar.

Het adres wordt afgedrukt op de enveloppe. Het is dus niet nodig om in jouw factuurlayout de facturatiegegevens op een specifieke locatie te plaatsen.

Om een aangetekende zending te verzenden vink je de optie aan. Opgelet! Bij een aangetekende zending worden er hogere kosten aangerekend.

Na verzending kan je de laatste status bekijken onderaan in de tijdlijn. Van zodra de verzending werd uitgevoerd wordt de status in de tijdlijn automatisch bijgewerkt.

Ook verzenden van een herinnering van een factuur via Mail-IT-Wize is mogelijk.

Klik bij de factuur op “Herinnering” en kies in de tab “Post” het gewenste type bestand “Duplicaat factuur”, “Herinneringsdocument” of “Samenvattingsdocument”.

Vanuit het factuuroverzicht kan je ook meerdere facturen selecteren en deze in één keer verzenden naar de klanten. Vink hiervoor de factuur aan die je wenst te verzenden en klik bovenaan op “Verzenden”.

Prijzen

Er zijn geen vaste kosten verbonden aan het openen van een account bij Mail-IT-Wize. Je betaalt enkel per verzonden brief.

De kostprijs van de brief is afhankelijk van het aantal pagina’s, de verzendlocatie (België/buitenland) en of het om een aangetekende zending gaat. Documenten worden steeds recto-verso en in kleur afgedrukt.

Verzending binnen België:

Gewone zending: € 1,21

Aangetekende zending: € 6,99

Per bijkomende pagina: € 0,11 (nieuw blad) / € 0,07 (achterzijde)

Verzending binnen Europa:

Gewone zending: € 2,45

Aangetekende zending: € 6,30

Per bijkomende pagina: € 0,11 (nieuw blad) / € 0,07 (achterzijde)

Voor verzendingen buiten Europa gelden andere prijzen (te bekomen op aanvraag).

De vermelde prijzen zijn excl. BTW en geldig tot en met 31/12/2022. Bij wijziging van posttarieven kunnen prijzen eerder worden aangepast.

Bij een verzending met meer dan 12 pagina’s zijn andere prijzen van toepassing.

Je ontvangt maandelijks een factuur van Mail-IT-Wize voor de verzonden brieven. Betalingstermijn: 8 dagen na factuurdatum.