Wanneer je bankverrichtingen importeert, kan het systeem ze automatisch koppelen aan de juiste verkoop- en aankoopdocumenten. Zo hoef je minder manueel te koppelen en blijft je betalingsopvolging up-to-date. Je bepaalt zelf hoe deze automatische herkenning werkt. Hieronder leggen we uit waar je dit instelt en wat de verschillende opties betekenen.

1. Waar vind je deze instellingen?

1. Klik in het linkermenu op Bank.
2. Klik op Meer acties.
3. Kies Instellingen.

Onder Automatische herkenning vind je twee tabbladen: Verkoopdocumenten en Aankoopdocumenten.

Let op: zorg dat de optie Nieuwe bankverrichtingen automatisch toewijzen aangevinkt staat. Anders worden nieuwe bankverrichtingen niet automatisch gekoppeld.

2. Verkoopdocumenten

Bij verkoopdocumenten kies je op basis van welke gegevens een betaling herkend wordt en gekoppeld wordt aan een factuur of ander verkoopdocument.

Zoeken op:

• Factuurnummer: de betaling wordt gekoppeld wanneer het factuurnummer in de mededeling van de bankverrichting staat.
• Gestructureerde mededeling: de betaling wordt gekoppeld op basis van de gestructureerde mededeling (+++xxx/xxxx/xxxxx+++) van de factuur.
• Referentie: de betaling wordt gekoppeld op basis van de referentie die op het document vermeld staat.

Extra opties:

• Financiële korting automatisch toekennen
  Heb je op de factuur een financiële korting voorzien en betaalt de klant het bedrag na korting? Dan wordt die korting automatisch toegekend en staat de factuur volledig betaald.

• Kleine betalingsverschillen automatisch goedkeuren
  Betaalt een klant een paar cent te veel of te weinig? Dan wordt het verschil tot het ingestelde bedrag (bijvoorbeeld € 1,00) automatisch goedgekeurd en staat de factuur toch als betaald.

3. Aankoopdocumenten

Bij aankoopdocumenten kies je hoeveel vrijheid de automatische herkenning krijgt om aankoopdocumenten op te zoeken. Er zijn drie niveaus:

• Strikt
  Een aankoopdocument wordt enkel gekoppeld wanneer er zeer hoge zekerheid is. Er worden minder documenten automatisch gekoppeld, maar de kans op een foute koppeling is het kleinst.

• Gebalanceerd
  Een goede balans tussen nauwkeurigheid en automatisering. Dit is voor de meeste gebruikers de aangeraden instelling.

• Maximaal automatisch
  Het systeem probeert zoveel mogelijk aankoopdocumenten automatisch te koppelen. Zo heb je het minste manueel werk, maar we raden aan de koppelingen regelmatig na te kijken.

Klik op Bijwerken om je instellingen op te slaan.