Om jouw ervaring te verbeteren en tijd te besparen kan je de module Online handtekening gebruiken.

Met deze functie kun je moeiteloos offertes, bestelbonnen en facturen online ondertekenen. Bespaar tijd en vereenvoudig het goedkeuringsproces voor zowel jouw klanten als jezelf. 

Online handtekening activeren

Activeer de module Online handtekening eerst via de modules-pagina. Zodra deze is geactiveerd, ben je klaar om aan de slag te gaan.

Nu kun je in het instellingenvenster de documenten selecteren waarvoor je graag een online handtekening wilt gebruiken. Voeg de tekst van de standaard handtekeningslink toe.

Bij de online handtekening wordt een link toegevoegd aan de e-mailtekst. Via deze link kan de klant zijn handtekening op het document plaatsen. Je kunt de handtekeningslink aanpassen via Instellingen > E-mail > E-mailtekst. De link voor de handtekening kan ook handmatig worden toegevoegd door de variabele %signature-link% toe te voegen.

Verzend je nu een offerte? Dan ontvangt je klant ook automatisch een link om zijn handtekening te plaatsen.

Wat krijgt de klant te zien?

De klant ontvangt in zijn mailbox het document met de handtekeningslink waarop hij vervolgens kan klikken om het document te openen voor de handtekening. Als de offerte (of ander document) wordt gewijzigd nadat deze werd verzonden naar de klant wordt de handtekeningslink ongeldig en moet deze opnieuw worden verzonden. Voor een handtekeningslink kan slechts 1x een handtekening worden geplaatst maar indien het document naar meerdere e-mailadressen wordt verzonden zal elk van de ontvangers een afzonderlijke handtekeningslink ontvangen en elk van de ontvangers zal een handtekening op het document kunnen plaatsen.

Wanneer de pagina wordt geopend, wordt de klant gevraagd om toestemming te geven voor het delen van zijn locatie, dit is belangrijk om de locatie van de klant te kennen zodat dit kan worden meegenomen bij de ondertekening.  Daarna wordt de klant gevraagd om zijn naam en functie  (indien van toepassing voor een bedrijf) in te vullen. De klant kan zelf kiezen of hij zijn handtekening via tekst wil invoeren of met de muis wil tekenen.

Als de klant niet akkoord wil gaan met het document of als er een fout in staat, is er ook de mogelijkheid om de document te weigeren met de knop 'afwijzen'.

Wat na het ondertekenen?

Na ondertekening ontvangt zowel jij als jouw klant een mail met het ondertekende document.

In het overzicht vin een handtekening-icoon terug zodat je snel kan zien welke documenten zijn ondertekend.  De status van de offerte verandert ook automatisch van 'openstaand' naar 'geaccepteerd' zodra de klant het heeft ondertekend.

Je krijgt ook een notificatie zodra de klant heeft getekend, om je op de hoogte te houden. Ga naar de notificatie-instellingen om dit te wijzigen of om een e-mail van deze notificatie te ontvangen.

Informatie via de tijdlijn

Via de tijdlijn van het document vind je terug wanneer het document is verzonden voor ondertekening, wanneer de klant het voor het eerst heeft geopend, en waar, wanneer en door wie de ondertekening werd uitgevoerd.