Wat is Kluwer Expert/M
Expert/M is een uitgebreide en complete boekhoudsoftware binnen Adsolut Suite.
Verkoopfacturen uit EenvoudigFactureren kunnen als UBL-bestand correct worden ingelezen in Expert/M. Zo kan je al jouw verkoopfacturen vlot toevoegen aan jouw boekhouding.
Er zijn verschillende opties om UBL-bestanden vanuit EenvoudigFactureren over te zetten naar Expert/M:
- CodaBox
- ClearFacts
- Manueel exporteren (UBL)
CodaBox
Met CodaBox kan je bankbetalingen (automatisch) importeren en facturen rechtstreeks versturen naar jouw boekhouder.
Nog geen Codabox account? Vraag deze aan via jouw boekhouder of rechtstreeks op de website van CodaBox.
CodaBox is een externe dienst waarlangs verkoopfacturen rechtstreeks naar jouw boekhouder kunnen worden verstuurd en waarlangs je bankverrichtingen kan importeren zodat facturen automatisch betaald worden gezet.
Eenmaal een koppeling met CodaBox werd opgezet kan je jouw facturen automatisch of op een zelf gekozen moment doorsturen naar Expert/M.
Voor meer informatie zie: CodaBox
ClearFacts
ClearFacts is een online platform om al jouw verkoopfacturen en aankoopfacturen te verzamelen zodat deze digitaal kunnen worden verstuurd naar en verwerkt door jouw boekhouder.
Eenmaal een koppeling met ClearFacts werd opgezet kan je al jouw facturen automatisch of op een zelf gekozen moment doorsturen naar Expert/M.
Voor meer informatie zie: ClearFacts
Manueel exporteren (UBL)
Exporteer facturen voor een specifieke periode als UBL-bestand. De bestanden kan je zo downloaden als ZIP-bestand. Ga hiervoor in het factuuroverzicht naar “Meer acties” > “Exporteren facturen”.
Eenmaal de facturen werden geëxporteerd download je het ZIP-bestand en geef je het ZIP-bestand door aan jouw boekhouder. De boekhouder kan het ZIP-bestand uitpakken en de UBL-bestanden in de importeer-map van Expert/M plaatsen.
Zie hieronder hoe de bestanden kunnen worden geïmporteerd.
Importeren in Expert/M
De huidige Belgische standaard van de UBL-structuur is overeengekomen via UBL.BE. Meer documentatie (en voorbeeldbestanden) hierover kan je via deze link terugvinden.
Extra documentatie omtrent UBL:
- Welke UBL (sub-)formaten kan je verwerken in Expert/M en welke validators zijn van toepassing.
- Importeren van UBL bestanden (kies hier document boeken aan de hand van bestanden)
Alle opties om te importeren in Expert/M kun je terugvinden op:
https://taasupport.wolterskluwer.be/customers/s/article/Expert-M-import-XML-UBL?language=nl_BE
Stap voor stap inlezen in Expert/M
Als gebruiker krijgt je steeds vaker facturen en creditnota’s in digitale vorm, zoals pdf-bestanden, toegestuurd.
Om de afdruk van deze documenten zoveel mogelijk te vermijden, biedt Expert/M jou de mogelijkheid om de ontvangen documenten automatisch te laten voorstellen en - na het inboeken- automatisch als bijlage te koppelen.
In de ingaveketting voor verkopen is daarom voorzien in een preview scherm zodat je het te boeken document kan visualiseren tijdens het inboeken. Op dezelfde manier kan je ook UBL-bestanden automatisch inboeken.
Configuratie
Voor de verwerking van UBL-bestanden is het noodzakelijk dat je eerst een aantal configuraties in Expert/M doorloopt. Zo geeft je in de configuratie op in welke map UBL-bestanden worden geplaatst voordat deze worden ingelezen.
Zie de documentatie van Expert/M voor meer informatie.
Verwerking
Startscherm – Tegel “Te Verwerken Bestanden” – UBL V
Dagboeken – Verkopen – Ingave verkopen
Start met inboeken
Je start de ingaveketting van de verkopen open. Wanneer er zich documenten in de map “Map verkoopdocumenten” (zie “Configuratie gekoppelde documenten”) bevinden, kan dit op twee manieren:
• Vanuit de tegel “Te verwerken bestanden” op het startscherm. Het instellen van de velden “Map aankoopdocumenten” en/of “Map verkoopdocumenten” heeft als rechtstreeks gevolg dat in deze tegel van het startscherm automatisch de vermeldingen “UBL V” worden toegevoegd.
Er worden geen te verwerken documenten gevonden
Er worden te verwerken bestanden gevonden. Het aantal te verwerken digitale documenten wordt weergegeven alsook een “Verwerken”-knop waarmee u de ingaveketting voor aankopen (UBL A) en/of verkopen (UBL V) en het preview scherm opent.
In bulk of één voor één
Om de automatische verwerking van UBL-bestanden op te starten dubbelklik je in de grid van het preview scherm op het UBL-bestand dat je wil boeken in Expert/M.
Hierdoor krijg je onderstaand scherm te zien waarin je kan selecteren welke bestanden je wenst te boeken.
Dit en volgende: De in de grid weergegeven UBL-bestanden worden achter mekaar verwerkt tot het eerst niet UBL-document dat (mogelijks) in de grid weergegeven wordt. De verwerking wordt enkel onderbroken in de volgende situaties:
➢ Er is een manuele handeling noodzakelijk.
1. De UBL-klant/leverancier wordt niet herkend.
2. Schermen mbt. investeringen en voorraadelementen
3. Controlemeldingen ten gevolge van dagboekconfiguraties (“Controle referte”, “Datumcontrole op periode”)
Enkel dit: Je verwerkt enkel het UBL-bestand dat je in de grid geselecteerd hebt. Eens verwerkt, kan je dubbelklikken op een volgend bestand in de grid.
Het tussenscherm ‘Koppelen UBL klant/leverancier’
Wanneer de UBL-klant/leverancier tijdens de verwerking niet automatisch gelinkt kan worden aan één bestaande Expert/M klant/leverancier krijg je aan de hand van een tussenscherm de mogelijkheid om deze UBL-klant/leverancier alsnog aan een bestaande Expert/M-klant/leverancier te koppelen of een nieuwe Expert/M-klant/leverancier aan te maken.
Het bestand wordt verplaatst naar de doelmap
Nadat de in de Expert/M verwerkte boeking bevestigd is, wordt het fysieke bestand verplaatst van de bronmap naar de doelmap. Ongeacht het formaat van de bestanden die worden verwerkt en ongeacht of je de bestanden (in het geval van UBL-formaat) in bulk of één voor één verwerkt.