Rechtstreeks doorsturen
Jouw facturen kunnen rechtstreeks naar de Octopus-boekhouding worden doorgestuurd. Zo hoef je jouw facturen niet meer manueel over te brengen. Afhankelijk van hoe de koppeling werd opgezet worden de facturen rechtstreeks ingeboekt in het verkoopdagboek of wordt de factuur gekopieerd naar de Facturatie module bij Octopus.
Wordt de factuur rechtstreeks ingeboekt in het dagboek dan wordt ook het PDF-bestand van de factuur mee doorgegeven. Een grootboekrekening kan worden ingesteld door de module “Grootboekrekeningen” te activeren.
Wordt de factuur gekopieerd naar de Facturatie module dan zullen enkel de factuurgegevens worden doorgestuurd, de afgedrukte PDF zal in jouw boekhouding dus niet te zien zijn.
Daarnaast worden automatisch nieuwe klanten (Relaties) en artikelen (Producten) toegevoegd indien deze nog niet bestaan. Bestaande relaties en producten zullen niet automatisch worden bijgewerkt.
Je kan een factuur afzonderlijk doorsturen of in groep per periode of je kan de facturen ook automatisch laten doorsturen.
Opgelet! Een factuur kan slechts 1x worden doorgestuurd. Eénmaal doorgestuurd kan je wel nog wijzigingen aan jouw factuur doorvoeren maar deze zal je manueel moeten doorgeven aan jouw boekhouder.
Opgelet! Facturen moeten steeds chronologisch worden doorgestuurd. De factuurnummering bij Octopus moet namelijk steeds opvolgend worden ingebracht. Indien een factuur niet chronologisch wordt doorgestuurd zal het doorsturen falen en wordt er een foutmelding teruggegeven.
Afzonderlijk doorsturen
Om een factuur afzonderlijk door te sturen open je de factuur in kwestie en klik je op Meer acties > Verzenden naar boekhouder.
Nadat een factuur werd doorgestuurd, krijg je hiervan een melding in de tijdslijn onderaan de factuur. Zo kan je nagaan of een factuur reeds werd doorgestuurd.
In groep doorsturen
Om een reeks facturen in groep door te sturen ga je naar het factuuroverzicht en klik je op Meer acties > Verzenden naar boekhouder.
Selecteer de periode waarvan je de facturen wenst door te sturen. Enkel facturen die nog niet werden doorgestuurd zullen worden geselecteerd. Bevestig de verzending door op “Bevestig verzending” te klikken.
Tijdens het doorsturen worden enkele validaties voor jouw factuur doorgevoerd. Het is dus mogelijk dat een factuur verkeerde gegevens bevat en moet worden aangepast. Je krijgt een melding per factuur indien deze al dan niet correct werd doorgestuurd.
Verzendingen van de laatste 30 dagen worden bijgehouden en zijn te bekijken langs dezelfde pagina. Je kan dus ook nadien nog bekijken welke facturen correct werden doorgestuurd.
Automatisch doorsturen
Om facturen automatisch door te sturen naar Octopus klik je via “Verzenden naar boekhouder” op “Automatisch verzenden” en activeer je deze optie.
Op het ingestelde tijdstip worden nog niet verzonden facturen in groep doorgestuurd. Onderaan de pagina vind je terug welke facturen werden doorgestuurd. Ook als je de optie automatisch doorsturen activeert kan je facturen nog manueel doorsturen met één van de voorgaande methodes.
De klaarstaande facturen worden steeds ‘s nachts doorgestuurd afhankelijk van het ingesteld tijdstip:
- Dagelijks: elke dag
- Wekelijks: elke maandagmorgen
- Maandelijks: eerste dag van maand
- Trimesterieel: eerste dag van het trimester (1 januari, 1 april, 1 juli, 1 oktober)
Afhankelijk van de status van de factuur wordt de factuur meegenomen voor verzending:
- Altijd: factuur steeds meenemen
- Na 3 dagen: 3 dagen na aanmaak factuur (en 3 dagen na factuurdatum)
- Na 7 dagen: 7 dagen na aanmaak factuur (en 7 dagen na factuurdatum)
- Reeds afgedrukt: De factuur werd reeds afgedrukt of verzonden naar klant of werd reeds volledig betaald
- Reeds verzonden naar klant: De factuur werd reeds verzonden naar klant of werd reeds volledig betaald
- Reeds betaald: De factuur werd reeds volledig betaald
Om te voorkomen dat oude facturen worden meegenomen geef je de vroegste factuurdatum op die kan worden meegenomen via “Enkel met factuurdatum of later”.
