Wat is een pro-forma factuur?

Een klant zal misschien al eens vragen om een pro-forma factuur. Zo’n pro-forma factuur mag niet met een feitelijke factuur in verwarring worden gebracht en is geen officiële factuur.

Pro forma betekent immers “voor de vorm”. Het is dan ook een voorlopige factuur die de koper in staat moet stellen om een inklaringsdocument voor de douane op te stellen of andere formaliteiten te vervullen. Sommige internationale bedrijven verzenden ze automatisch, waar het ook dienst doet als een soort van orderbevestiging.

Op een pro-forma factuur wordt steeds het woord “pro-forma” vermeld en er wordt geen vraag tot betaling opgenomen. Hieruit volgt dat het geen officiële factuur is.

Een pro-forma factuur aanmaken? 

Om een pro-forma factuur aan te maken kun je een betaalverzoek aanmaken. Heb je de betaalverzoeken-module nog niet geactiveerd dan kan je deze activeren via de “Modules”-pagina.

Voordat je de betaalverzoek aanmaakt moet je eerst een nieuwe layout aanmaken voor pro-forma facturen. Om de nieuwe layout aan te maken ga je naar de “Layouts“-pagina.

Dupliceer de huidige layout of maak een nieuwe layout aan. Geef als naam van de layout bijv. op “Pro-forma factuur”.

In het blok “Titel” stel je als “Formaat” in om een “Aangepaste titel” te gebruiken. In het veld “Aangepaste titel” vul je dan in “Pro-forma factuur”.

Bewaar de layout en ga naar "Opties" van de layout.

En stel de layout in als standaard layout voor betaalverzoeken.

Als je nu een betaalverzoek aanmaakt zul je onderaan merken dat als layout “Pro-forma factuur” werd geselecteerd.

De betaalverzoek zal bij afdruk en bij verzending naar de klant nu de benaming “Pro-forma factuur” krijgen.

Maak je geen gewone betaalverzoeken aan, dan kan je ook alle betaalverzoeken als pro-forma factuur laten afdrukken. Hiervoor hoef je dan geen afzonderlijke layout aan te maken en kan je opgeven om een aangepaste titel te gebruiken voor alle bestelbonnen.

Ga hiervoor naar “Instellingen” > “Geavanceerd” en stel in “Bij afdruk Betaalverzoek hernoemen naar Pro-forma factuur“.