Een betere opvolging van jouw facturen? Voeg een gestructureerde mededeling toe en win tijd.

Hoe voeg ik een gestructureerde mededeling toe?

Ga naar de modules > opties > gestructureerde mededeling en activeer de module via de blauwe knop. 

Werd de module geactiveerd, dan kan je bijkomende opties inschakelen. 

Zo kan je ervoor kiezen om voor iedere factuur die je maakt automatisch de gestructureerde mededeling toe te voegen en deze toe te voegen als een willekeurig getal of te baseren op het factuurnummer.

Wanneer de opties naar jouw wens staan, druk dan vervolgens op de blauwe knop 'bijwerken'.

De instellingen werden nu succesvol bijgewerkt.

De gestructureerde mededeling op de factuur 

Ga naar het overzicht van de facturen en druk op de rode knop 'aanmaken'. Voer nieuwe of bestaande klant in en vul de gegevens in.

Wil je weten hoe je een factuur aanmaakt? Kijk dan onderaan deze pagina voor meer informatie. 

• Ervoor gekozen om de gestructureerde mededeling te baseren op het factuurnummer? Dan zal je nu ook zien dat het factuurnummer terugkomt in de gestructureerde mededeling. (De laatste 2 cijfers zijn het controlegetal en kan je niet zelf bepalen.) 

• Druk op 'genereer' wanneer je per factuur de gestructureerde mededeling wil instellen en dus niet automatisch moet worden toegevoegd. 

• Liever jouw eigen nummering? Vul dan willekeurig een reeks nummers in en zie hoe het systeem jouw nummering automatisch omzet naar het juiste formaat. 

Maak vervolgens de factuur verder op en druk op de blauwe knop 'aanmaken'. 

In het factuuroverzicht zie je dat de gestructureerde mededeling correct werd aangemaakt. 

De gestructureerde mededeling afdrukken op de factuur

Bekijk een afdrukvoorbeeld om de gestructureerde mededeling te zien. Ga naar 'meer acties' > 'afdrukvoorbeeld'

Standaard wordt de gestructureerde mededeling onderaan de factuur geplaatst.

Wil je de onderste regel van de gestructureerde mededeling liever niet op de factuur?
Dat kan! Plaats de gestructureerde mededeling via de layout-editor bovenaan de factuur en de onderste regel wordt niet meer toegevoegd. Ga naar de layout > kies jouw template > acties > documentgegevens > activeer 'gestructureerde mededeling'

De mededeling wordt nu enkel nog bovenaan de factuur afgedrukt. 

De gestructureerde mededeling via factuurnotitie 

Ga naar instellingen > opties > standaard notitie > beweeg via jouw pad of muis totaan de rechterbenedenhoek en zie daar het symbool van de teksteditor en klik aan

Vervolgens ga je naar %, en zoek je naar 'structured-message'

Zo kan je bij de factuurnotitie jouw eigen boodschap meegeven met vermelding van de gestructureerde mededeling.

Voorbeeld:

• De gestructureerde mededeling in het vet plaatsen of een andere kleur geven? Ook dat kan met de teksteditor.
  
  

Wil je weten wat er met er de teksteditor allemaal mogelijk is? Kijk dan onderaan deze pagina voor meer informatie.

Meer info over variabelen? Kijk dan onderaan deze pagina voor meer informatie. 

Als laatste druk je op 'instellingen bijwerken'. Je bent nu klaar om een nieuwe factuur aan te maken.

Bij het creëren van de factuur, zal je merken dat nu bij de factuurnotitie daar jouw gestructureerde mededeling wordt geplaatst. 

Ga je naar het afdrukvoorbeeld, dan zal je zien dat nu ook daar de gestructureerde mededeling verschijnt die jij zelf hebt bepaald.

Een vaste gestructureerde mededeling per klant 

Ga naar 'modules'  en activeer  'klant specifieke instellingen'

Ga vervolgens naar 'klanten' en selecteer daar de specifieke klant waarvoor je de gestructureerde mededeling wil toevoegen.

Kies voor 'bijwerken'.

Zie dat er een nieuw blokje werd toegevoegd en bij 'instellingen' de gestructureerde mededeling wordt toegevoegd. 

Druk je op 'genereer' dan wordt nu de gestructureerde mededeling toegevoegd en zal het systeem voor jou automatisch de gestructureerde mededeling aanmaken. 

Klik vervolgens op de blauwe knop 'klant bijwerken'.

Maak je tenslotte een nieuwe factuur aan, dan zal je zien dat er standaard de gestructureerde mededeling wordt gebruikt.

Betalingen registreren van een factuur met gestructureerde mededeling 

1. Betaling manueel registreren

Wil je een betaling registreren,  dan kan je via de gestructureerde mededeling deze ook snel terugvinden.  Ga naar het overzicht van de facturen > geef in de zoekbalk de gestructureerde mededeling in en de factuur wordt direct teruggevonden.
Klik vervolgens op 

en registreer de betaling door de velden in te vullen.

Vervolgens kan je de betaling registreren. 

2. Importeren van bankverrichtingen via een Coda-bestand

Wat is een Coda-bestand? Kom er meer over te weten onderaan deze pagina. 

Ga naar de app of het webportaal van jouw bank en download de coda-bestanden.

Ga naar het factuuroverzicht > meer acties > importeren bankverrichtingen en selecteer de op te laden Coda-bestanden.

Vooraleer je het bestand oplaadt, zorg er dan zeker voor dat de gestructureerde mededeling aangevinkt is. Deze zou standaard moeten aanstaan. 

Druk tenslotte op 'bankverrichtigen inlezen'. 

De gestructureerde mededeling wordt nu uitgelezen uit het Coda-bestand en de betaling wordt automatisch aan de facturen toegevoegd.

3. Importeren van betalingen via een koppeling met Codabox of Ponto.

Zet de koppeling op met Codabox of Ponto via de 'koppelingen'.

Ga vervolgens naar het factuuroverzicht en klik op 'meer acties' > 'importeren bankverrichtingen'.

Maak jouw keuze door de bankverrichtingen rechtstreeks, langs bestand of automatisch te importeren en klik op 'bankverrichtingen ophalen'. Zorg er steeds voor dat de gestructureerde mededeling staat aangevinkt ✔️ en klik vervolgens op 'bankverrichtingen ophalen'.

Rechtstreeks ophalen

De gegevens worden rechtstreeks uit de bank opgehaald en op basis van de gestructureerde mededeling wordt de betaling geregistreerd.  

Automatisch importeren

Werd een koppeling met CodaBox of Ponto geactiveerd? Schakel 'automatisch importeren bankverrichtingen' in en vink de optie 'gestructureerde mededeling' aan. Staan jouw instellingen goed? Bevestig dan met 'wijzigen'. 

Vanaf nu worden de betalingen met gestructureerde mededeling automatisch ingelezen om de betaling van de facturen op te zoeken.