Waarom een layout?
Door een layout in te stellen bepaal je het uitzicht van afgedrukte facturen, offertes en andere documenten. Een passende en professioneel ogende layout instellen kan belangrijk zijn om een goede indruk aan jouw klanten na te kunnen laten.
Om de layout in te stellen ga je naar het onderdeel “Layouts”.
Voor accounts aangemaakt tot midden 2019 is er ook de optie om een “Vooringestelde layout” te gebruiken. Deze optie werd uitgefaseerd en is niet langer beschikbaar voor nieuwe accounts. Meer info over vooringestelde layouts kunt u hier terugvinden: Vooringestelde layouts
Layout-editor
Om een layout aan te maken of te bewerken kom je terecht in de Layout-editor. Met de Layout-editor heb je heel wat opties en controle om de opbouw en het uitzicht van jouw facturen aan te passen. Zo kan je een logo of achtergrond instellen, de positie van elementen aanpassen en kiezen tussen verschillende formaten.
Om een nieuwe layout toe te voegen klik je bovenaan op “Aanmaken”. Geef een naam op en selecteer de gewenste template als beginpunt om de nieuwe layout aan te maken.
In de Layout-editor kan je verschillende blokken zoals “Afbeelding”, “Klantgegevens”, “Documentgegevens”, “Tabel”, enz. terugvinden. Per blok bepaal je de positie van het blok, het formaat van de gegevens en welke gegevens per blok worden opgenomen.
Tijdens het opbouwen van de layout kan je de “Voorbeeld”-knop gebruiken om een voorbeeld-factuur van de huidige layout te zien.
De layout is onderverdeeld in verschillende posities “Gecentreerd (boven)”, “Links”, “Rechts”, “Gecentreerd (onder)” en “Tabel”. Afhankelijk van het blok in de Layout-editor stel je het blok in op één van de beschikbare posities.
Overzicht van de verschillende blokken:
Pagina
Algemene pagina-instellingen zoals lettertype, tekstgrootte en formaten.
Afbeelding
Logo
Een eigen logo kan worden toevoegd op positie “Links”, “Rechts” of “Gecentreerd (boven)”.
De maximale lengte en breedte van het logo is afhankelijk van de gekozen positie. Een te grote afbeelding wordt automatisch verkleind tot de beschikbare grootte van de positie. De bestandsgrootte van de afbeelding is echter beperkt tot 300 KB zodat de afgedrukte PDF’s niet te groot worden.
Boven het logo kan je open ruimte toevoegen. Wens je echter het logo op te schuiven naar links of rechts dan kan je best open ruimte in de afbeelding van het logo voorzien.
Achtergrond
Alternatief kan een afbeelding of PDF-bestand als achtergrond (briefpapier) worden ingesteld. Deze achtergrond kan naast het logo ook bijvoorbeeld de vaste bedrijfsgegevens of een voetnoot bevatten. Deze achtergrond kan van bovenaan tot volledig onderaan de pagina worden ingesteld, de achtergrond houdt dus geen rekening met de marges van de pagina’s. Om de volledige pagina in te nemen dient de afbeelding 2572 pixels hoog en 1818 pixels breed te zijn of het PDF-bestand moet een A4-formaat met afmeting 210 x 297 mm hebben. Is de achtergrond groter dan zal niet de volledige achtergrond zichtbaar zijn. Om niet de volledige pagina in te nemen kunt u een kleinere achtergrond toevoegen, de achtergrond wordt steeds vanaf rechts boven ingesteld.
Heeft de achtergrond een hoofding waarover geen andere gegevens mogen worden gezet kan je dit instellen via “Hoogte hoofding”.
Om de achtergrond te herhalen op elke pagina (inclusief de pagina met voorwaarden) vink je “Herhalen op elke pagina” aan.
Voeg je een PDF-bestand toe dan kan dit PDF-bestand ook meerdere pagina’s bevatten. Een tweede (of derde) pagina wordt dan enkel gebruikt indien de factuur meerdere pagina’s bevat. Bij meerdere pagina’s in combinatie met optie “Herhalen op elke pagina” zal de eerste pagina enkel voor de eerste pagina van de factuur worden gebruikt, enkel de tweede en verdere pagina’s zullen worden herhaald.
Beschik je over voorafgedrukt briefpapier en wens je deze te gebruiken bij afdrukken langs een printer dan kan je de optie “Afdrukken langs printer steeds op briefpapier” aanvinken. Zo wordt de ingestelde achtergrond toegevoegd bij downloaden als PDF maar niet bij afdrukken langs printer. Om bij afdrukken van de factuur een onderscheid te kunnen maken tussen “Downloaden als PDF” of “Afdrukken langs printer” kunt u bij “Instellingen” > “Geavanceerd” de optie “Bij afdrukken” instellen op “Afdrukmethode kiezen tijdens afdrukken” of kunt u alternatief de module “Dropbox / Google Drive” activeren.
Titel
De titel van het document (bvb. Factuur) kan worden toevoegen op positie “Links” of “Rechts”.
Naast het formaat van de titel kan je verder de positie of tekstgrootte specifiëren.
Om een aangepaste titel te gebruiken selecteer je “Aangepaste titel”. Je kan zo een eigen titel opgeven. Zo kan je bijv. de titel “Bestelbon” vervangen door “Overeenkomst”. Enkel bij afdruk van het document zal je de nieuwe titel te zien krijgen.
Klantgegevens
De klantgegevens kunnen op positie “Links” of “Rechts” worden ingesteld.
De exacte positie en tekstgrootte kunnen worden bepaald en de af te drukken velden kunnen worden aangevinkt. Enkel indien een veld beschikbaar is voor de klant zal deze ook effectief worden afgedrukt. Voor enkele velden zoals “BTW-nummer” en “Telefoonnummer” kan je opteren om deze af te drukken in het blok “Klantgegevens” of in het blok “Documentgegevens”.
Standaard wordt het land van de klant enkel afgedrukt indien de klant zich buiten Belgïe bevindt. Wens je het land echter steeds af te drukken kan je het veld “Land” aanvinken.
Verzendadres
Plaatst het verzendadres van de klant op de layout. De positie “Links” of “Rechts” kan worden ingesteld.
De exacte positie en tekstgrootte kunnen worden bepaald en de af te drukken velden kunnen worden aangevinkt.
Standaard wordt het land van de klant enkel afgedrukt indien de klant zich buiten Belgïe bevindt. Wens je het land echter steeds af te drukken kunt u het veld “Land” aanvinken.
Werfadres
Plaats het verzendadres van de klant op de layout. De positie “Links” of “Rechts” kan worden ingesteld.
De exacte positie en tekstgrootte kunnen worden bepaald en de af te drukken velden kunnen worden aangevinkt.
Standaard wordt het land van de klant enkel afgedrukt indien de klant zich buiten Belgïe bevindt. Wens je het land echter steeds af te drukken kan je het veld “Land” aanvinken.
Bedrijfsgegevens
De bedrijfsgegevens kunnen op positie “Links” of “Rechts” worden ingesteld.
De exacte positie en tekstgrootte kunnen worden bepaald en de af te drukken velden kunnen worden aangevinkt. Bijkomende bedrijfsgegevens voeg je toe via “Contactgegevens”.
Tip! Wens je de bedrijfsgegevens in een andere volgorde te plaatsen vink deze dan uit en voeg ze opnieuw toe in de gewenste volgorde via “Contactgegevens”.
Documentgegevens
De documentgegevens (zoals factuurnummer, datum, vervaldatum) kunnen op positie “Links”, “Rechts” of “Gecentreerd (onder)” worden ingesteld.
Opmerking: Om de positie “Gecentreerd (onder)” in te stellen dien je als “Lijst type” de waarde “Kolommen” te gebruiken.
Het formaat waarin de documentgegevens worden afgedrukt bepaal je via “Lijst type”. Afhankelijk van de gekozen lijst type heb je andere opties om deze verder in te stellen. Het is aan te raden om de verschillende mogelijkheden te overlopen om te bepalen aan welk formaat je de voorkeur geeft. Gebruik hiervoor telkens de “Voorbeeld”-knop om het resultaat te bekijken.
Om de naam van de velden aan te passen kan je per veld op de “Detail”-knop klikken.
Opgelet! Velden zoals “Nummer” en “Datum” moeten wettelijk verplicht op de factuur worden opgenomen. Deze kan je dus best niet uitschakelen.
Tabel
De factuurtabel met de factuurlijnen is steeds terug te vinden onder de voorgaande blokken (positie “Tabel”).
Zowel het formaat van de hoofding, de factuurlijnen of van het totaal kan afzonderlijk worden ingesteld. Overloop de verschillende mogelijkheden om te bepalen aan welk formaat je de voorkeur geeft. Gebruik hiervoor telkens de “Voorbeeld”-knop om het resultaat te bekijken.
De minimgrootte van de tabel kan worden ingesteld via “Minimum aantal lijnen”. Je dient hierbij rekening te houden dat er voldoende ruimte is onderaan voor de factuurnotitie zodat deze niet steeds op een volgende pagina wordt afgedrukt.
Welke kolommen en de volgorde van deze kolommen kan je instellen. De breedte van elke kolom wordt automatisch bepaald aan de hand van de overige ingestelde kolommen. De uitlijning en titel van een kolom kan je per veld aanpassen via de “Detail”-knop.
Opgelet! Bij leveringsbonnen worden automatisch beperkingen toegepast op de ingestelde kolommen. Zo worden de kolommen “Bedrag”, “Totaal” en “BTW tarief” niet opgenomen, wordt een “Aantal”-kolom steeds gebruikt en worden de kolommen “Omschrijving” en “Artikel” vooraan geplaatst.
Je kan er ook voor opteren om geen totalen af te drukken. Dit kan onder andere handig zijn indien bij een offerte of leveringsbon geen totalen gewenst zijn. Hierbij maak je dan ook best een afzonderlijke layout die enkel worden gebruikt bij het gewenste documentstype.
Tabel samenvattingsdocument
Als bij het verzenden van een herinnering een samenvattingsdocument wordt gebruikt met een overzicht van alle achterstallige facturen zal deze alternatieve tabel worden gebruikt. Selecteer welke kolommen en in welke volgorde de kolommen worden afgedrukt.
Handtekening
Activeer het handtekening-blok om een “Handtekening voor akkoord” of “Handtekening voor ontvangst” toe te voegen aan de layout. Dit is vooral van toepassing bij documenten zoals offertes, bestelbonnen of leveringsbonnen.
Het handtekening-blok wordt steeds onderaan, na de factuurnotitie, geplaatst. Deze kan zowel links, rechts of beide worden geplaatst.
Voorwaarden
Via voorwaarden voeg je automatisch de algemene voorwaarden of verkoopsvoorwaarden toe als bijkomende pagina aan het document.
De voorwaarden kunnen zowel als tekst of als PDF-bestand worden toegevoegd. Een PDF-bestand wordt integraal toegevoegd aan het document, zo heb je dus volledige controle over de layout van de voorwaarden-pagina.
Bij toevoegen van de voorwaarden als tekst kan je het formaat van tekst aanpassen of kan de tekst in verschillende kolommen worden geplaatst, zie: Formattering
Kunnen de voorwaarden recto-verso worden afgedrukt? De voorwaarden worden in het PDF-bestand als bijkomende pagina toegevoegd. Om deze recto-verso af te drukken kan je ervoor kiezen om het PDF-bestand tweezijdig af te drukken (indien jouw printer deze optie ondersteunt).
