Onder “Instellingen > E-mail instellingen” kan je instellen hoe de mails vanuit de website worden verzonden.



Verschillende verzendwijzes zijn beschikbaar:


  • Doorzendadres: E-mails verzenden vanuit een e-mailadres via ons platform. Dit is de eenvoudigste optie en je hoeft hiervoor geen verdere stappen te ondernemen. Jouw klant ontvangt e-mails vanuit het “Doorzendadres”, dit kan je aanpassen door een eigen naam in te vullen bij het doorzendadres. Bij voorkeur vul je het doorzendadres aan met jouw naam of de naam van jouw onderneming. Indien jouw klant per mail een reactie verstuurd op de doorgestuurde facturen wordt deze doorgestuurd naar het e-mailadres zoals terug te vinden bij “Antwoorden terugsturen naar”. Het e-mailadres kan afwijken van het e-mailadres van de gebruiker waarmee jij je aanmeldt.

  • Eigen e-mailadres: Verzend e-mails met jouw eigen e-mailadres. Om te verzenden vanuit een eigen e-mailadres moet je over een e-mailadres met eigen domeinnaam beschikken en moet je de DNS-records van jouw domein kunnen aanpassen. Na invullen van het eigen e-mailadres moet je deze eerst activeren door op “Controleer en activeer” te klikken en de instructies te volgen.

  • Eigen mailbox (SMTP): Om e-mails vanuit jouw eigen mailbox/mailserver te verzenden. Gebruik je deze optie dan geef jij de SMTP-gegevens van jouw mailserver op inclusief gebruiker en wachtwoord. Deze gegevens worden gebruikt om te connecteren naar jouw mailserver en van hieruit de e-mails door te sturen. Na activeren van deze optie kan jij een test-factuur versturen om te controleren of de opgegeven SMTP-gegevens geldig zijn.

  • Eigen mailbox (GMail): Verzend e-mails vanuit uw GMail/G Suite account. Om deze optie te gebruiken wordt een koppeling opgezet tussen GMail en onze software. Deze verzendwijze is te prefereren boven SMTP als u GMail gebruikt.


Door het “E-mailadres boekhouder” toe te voegen kan je facturen als afzonderlijke stap verzenden naar jouw boekhouder. Facturen worden manueel of automatisch doorgestuurd naar jouw boekhouder als elektronische factuur. Zie ook:Verzend naar boekhouding


Het “Back-up e-mailadres” kan worden ingesteld om elke verstuurde e-mail (in BCC) ook naar dit e-mailadres door te sturen. Dit kan worden gebruikt om een archief van doorgestuurde facturen bij te houden of om te integreren met een extern pakket.


Daarnaast kan je ook de inhoud van de e-mail verder verfijnen:



  • E-mail onderwerp: Per type document kan je het onderwerp van uw e-mail aanpassen. Gebruik variabelen zoals %document-number% om het onderwerp aan te passen afhankelijk van het verstuurde document.

  • E-mail teksten: Deze teksten kan je selecteren tijdens verzenden van jouw e-mails. Zo kan je verschillende teksten bijhouden en hergebruiken. De templates ‘Facturen’, ‘Creditnota’s’, enz. staan standaard ingesteld als tekst afhankelijk van het te versturen type document. Je kan naar wens teksten toevoegen en verwijderen. De teksten kan je voor het verzenden overigens nog steeds bijwerken mocht dit nodig zijn. Werk je met anderstalige klanten dan kan je per taal een gepaste tekst instellen. Voor standaard omschrijvingen zie E-mail teksten.

  • E-mail layout: Past de standaard e-mail layout aan. Je kan ervoor kiezen om, naast de standaard layout, geen layout (enkel tekst) in te stellen of om een eigen HTML-layout toe te voegen. Klik hier voor instructies om een eigen HTML-layout op te bouwen.

  • Controleer of de e-mail geopend wordt door de ontvanger: Vink deze optie aan om te achterhalen of een e-mail wordt geopend/gelezen. De status van de verzonden e-mail komt hierdoor in Gelezen. Deze optie is niet beschikbaar in combinatie met verzendwijze “Eigen mailbox (SMTP)”.

Hoe voorkomen dat jouw e-mails als SPAM worden aangeduid?


We nemen de nodige maatregelen om jouw facturen goed te laten aankomen bij jouw klanten en dus niet als SPAM worden aangeduid.


Toch kan ook jij enkele regels in acht nemen om de doorstroming van e-mails hoog te houden:


  • Er is minder kans dat een e-mail als SPAM wordt aangeduid indien deze via verzendwijze “Eigen e-mailadres” of “Eigen mailbox” wordt verstuurd.

  • Personaliseer jouw e-mail. Zo kan je best jouw klant met naam aanspreken. Je knt hier eventueel de variabele %client-name% gebruiken zodat u dit niet telkens zelf hoeft in te geven.

  • Gebruik geen WOORDEN VOLLEDIG IN HOOFDLETTERS of veel uitroeptekens !!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!. Spam-filters houden hier niet van.

  • Voeg bij voorkeur geen hyperlinks toe. Enkel links die verwijzen naar het domein van het e-mailadres waarmee de mail wordt verzonden vormen geen probleem.

  • Voeg voldoende inhoud toe aan uw e-mail. Enkele lijnen (bvb. 5-6 lijnen) met echte inhoud geeft een beter resultaat. Zo kunt u bvb. een omschrijving van de factuur, betalingsinstructies, de missie van uw bedrijf of een bedanking aan uw klant toevoegen.



  Meer info? Lees onderstaande nuttige artikels