Wat is een pro-forma factuur?

Een klant zal misschien al eens vragen om een pro-forma factuur. Zo’n pro-forma factuur mag niet met een feitelijke factuur in verwarring worden gebracht en is geen officiële factuur.


Pro forma betekent immers “voor de vorm”. Het is dan ook een voorlopige factuur die de koper in staat moet stellen om een inklaringsdocument voor de douane op te stellen of andere formaliteiten te vervullen. Sommige internationale bedrijven verzenden ze automatisch, waar het ook dienst doet als een soort van orderbevestiging.


Op een pro-forma factuur wordt steeds het woord “pro-forma” vermeld en er wordt geen vraag tot betaling opgenomen. Hieruit volgt dat het geen officiële factuur is.


Een pro-forma factuur aanmaken? 

Om op ons plaftorm een pro-forma factuur aan te maken kan je een bestelbon (of offerte) aanmaken. Heb je de bestelbonnen-module nog niet geactiveerd dan kan je deze activeren via de “Modules”-pagina.


Voordat je de bestelbon aanmaakt moet je eerst een nieuwe layout aanmaken voor pro-forma facturen. Om de nieuwe layout aan te maken ga je naar de “Layouts“-pagina.

Dupliceer de huidige layout of maak een nieuwe layout aan. Geef als naam van de layout bijv. op “Pro-forma factuur”.


In het blok “Titel” stel je als “Formaat” in om een “Aangepaste titel” te gebruiken. In het veld “Aangepaste titel” vul je dan in “Pro-forma factuur”.



Bewaar de layout en je kan de bestelbon aanmaken. Onderaan de bestelbon kan je als layout “Pro-forma factuur” selecteren.


De bestelbon zal bij afdruk en bij verzending naar de klant nu de benaming “Pro-forma factuur” krijgen.


Maak je geen gewone bestelbonnen aan, dan kan je ook alle bestelbonnen als pro-forma factuur laten afdrukken. Hiervoor hoef je dan geen afzonderlijke layout aan te maken en kan je opgeven om een aangepaste titel te gebruiken voor alle bestelbonnen.

Ga hiervoor naar “Instellingen” > “Geavanceerd” en stel in “Bij afdruk Bestelbon hernoemen naar Pro-forma factuur“.


  Meer info? Lees onderstaande nuttige artikels