Wat is PEPPOL?

PEPPOL is een protocol en netwerk om facturen op een veilige manier tussen bedrijven en overheden in heel Europa real-time uit te wisselen. Het is dus eigenlijk een beter alternatief dan het versturen van facturen per e-mail of met de post.




PEPPOL wordt reeds volop gebruikt door overheden en grotere bedrijven. Zo is het gebruik van PEPPOL zelfs verplicht bij het verzenden van facturen naar Belgische overheidsinstellingen! Natuurlijk willen we bij ons ervoor zorgen dat ook kleinere ondernemingen van dit netwerk kunnen profiteren. Daarom werd PEPPOL volledig ingebouwd in jouw favoriete facturatiepakket.


De ontvanger van de factuur moet aangesloten zijn op het PEPPOL-netwerk om deze facturen te kunnen ontvangen. Indien het bedrijf of de overheidsinstellingen geen facturen via PEPPOL kan ontvangen krijg je van ons een melding bij het versturen van de factuur.


De voordelen van PEPPOL

Het verzenden van facturen via PEPPOL heeft toch wel enkele belangrijke voordelen ten opzichte van de klassieke methodes:


  • E-mails kunnen in de spam-folders belanden of je kan een foutief e-mailadres gebruiken. Langs PEPPOL wordt de factuur via het BTW-nummer van de klant verzonden.

  • Zowel jij als de klant ontvangen een bevestiging wanneer de factuur succesvol werd verzonden.

  • Facturen worden elektronisch verzonden (UBL/e-fff) waardoor deze geautomatiseerd kunnen worden verwerkt door jouw klant.


Verzend jouw eerste factuur via PEPPOL

Een factuur verzenden via PEPPOL is heel eenvoudig. We overlopen de nodige stappen.

Heb je nog geen account op ons facturatiesysteem? Geen probleem. Je kan in enkele klikken een nieuwe account op aanmaken om facturen te verzenden via PEPPOL.


Elke nieuw account ontvangt automatisch een gratis en vrijblijvende evaluatieperiode van 30 dagen die je de mogelijkheid biedt om facturen via PEPPOL te verzenden. Na de evaluatieperiode kan je kiezen om jouw abonnement te verlengen. Deze verlenging wordt enkel uitgevoerd met jouw expliciete goedkeuring. Een nieuw account aanmaken is dus steeds volledig vrijblijvend!

Maak nieuw account


Aangemeld op jouw account is het belangrijk dat jouw bedrijfsgegevens correct zijn ingesteld. Deze gegevens worden namelijk mee verzonden met PEPPOL.

Open hiervoor de “Instellingen”-pagina.



En vul jouw bedrijfsgegevens aan. Ook uw IBAN en BIC moeten worden toegevoegd zodat deze gegevens via PEPPOL kunnen worden meegestuurd.



Om een factuur via PEPPOL te verzenden zal je de “PEPPOL / eInvoicing”-module moeten activeren. Ga naar de “Modules”-pagina.




Bij de koppelingen activeer je de module “PEPPOL / eInvoicing” door op “Koppeling opzetten” te klikken.




Om via ons softwarepakket via PEPPOL te kunnen verzenden, activeer je eerst jouw onderneming bij PEPPOL. Hiervoor geef je jouw bedrijfsgegevens op en voeg je  een scan toe van de voorzijde van de identiteitskaart van een wettelijke vertegenwoordig van de onderneming (bijv. de zaakvoerder). Eenmaal doorgegeven zullen deze gegevens worden geverifiëerd. Dit kan tot enkele dagen duren.

Tijdens de verificatie wordt een KYC-proces (Know Your Customer) doorlopen. Deze heeft tot doel de integriteit te waarborgen en de identiteit te verifiëren van de verschillende belanghebbenden van een onderneming (klanten-leveranciers-partners).

Om het KYC-proces te doorlopen moet een foto worden toegevoegd van de voorzijde van de Belgische elektronische identiteitskaart van de Wettelijk vertegenwoordiger die de Onderneming registreert.


Belangrijk: Wettelijk vertegenwoordiger = de Wettelijk Vertegenwoordiger die als zodanig is ingeschreven in het Belgisch Staatsblad.


Doorloop de wizard om jouw bedrijfsgegevens door te geven.




Het kan nog enkele dagen duren voordat de activatie van jouw onderneming actief wordt maar je kan nu alvast jouw eerste factuur aanmaken. Ga naar het facturen-overzicht en klik op “Aanmaken”.




Als jouw klant nog niet werd toegevoegd, kan je deze onmiddellijk aanmaken door de naam of het BTW-nummer in te geven.



Vul de klantengegevens verder aan en klik op “Aanmaken” om de klant aan te maken.




Nu de klant werd aangemaakt kan je de factuur opstellen. Hiervoor voeg je de nodige factuurlijnen toe en klik je onderaan op “Factuur aanmaken”.




De factuur werd aangemaakt en kan worden verzonden via PEPPOL. Klik bij de factuur bovenaan op “Verzenden”.

Opgelet! Als de activatie van jouw onderneming op PEPPOL nog niet is afgewerkt moet je nog wachten om de factuur te verzenden.


Proficiat! Jouw eerste factuur via PEPPOL werd verzonden. Onderaan de factuur kan je de status van jouw factuur opvolgen in de tijdlijn. Veelal ontvang je ook nog automatisch een bevestiging via e-mail eenmaal de factuur werd aanvaard door de klant.


Tip! Het inkoopordernummer kan je op voorhand ook toevoegen aan de factuur. Zo zal je deze niet vergeten bij het verzenden van de factuur. Om het inkoopordernummer toe te voegen kan je als nieuw standaard veld toevoegen via “Instellingen” > “Geavanceerd” > “Standaard velden”. Voeg een nieuw veld toe waarbij de “Specifieke betekenis” wordt ingesteld op “Inkoopordernummer (PEPPOL)”. Activeer dit veld voor facturen.



Verzending via BTW-nummer, ondernemingsnummer of GLN

Standaard worden facturen over PEPPOL verzonden via het BTW-nummer of ondernemingsnummer van de klant. De klant registreert zich namelijk op het PEPPOL-network met zijn BTW-nummer of ondernemingsnummer zodat gekend is waar de facturen kunnen worden ontvangen.


Als de klant niet beschikt over een BTW-nummer of ondernemingsnummer kan ook een specifiek PEPPOL-nummer worden gebruikt genaamd GLN. GLN is een unieke code die de klant identificeert in het PEPPOL-netwerk.


Om het GLN nummer voor een klant in te stellen kunt u deze toevoegen als klantgegeven. Voeg hiervoor een nieuw standaard veld toe waar de “Specifiek betekenis” wordt ingesteld op “GLN (PEPPOL)”. Ga naar “Instellingen” > “Geavanceerd” en voeg het veld toe. Vergeet niet om de aangepaste instellingen op te slaan.



Na toevoegen van het nieuwe standaard veld kan je het GLN-nummer toevoegen bij de klantgegevens en de verzending van de factuur via PEPPOL uitvoeren.


Op dezelfde manier kan je ook het Nederlands Kvk of Nederlandse OINO opgeven of het Noors organisatienummer.


Veelvoorkomende foutmeldingen

BTW-nummer account is ongeldig: Bij het verzenden van de elektronische factuur worden enkele validaties uitgevoerd. Zo wordt gecontroleerd of jouw bedrijfsgegevens wel correct werden ingevuld. Pas uw bedrijfsgegevens aan via “Instellingen” > “Bedrijfsgegevens”.


file: [BR-S-08]-For each different value of VAT category rate (BT-119) …: Deze nogal cryptische foutmelding kan voorkomen als een factuur met financiële korting wordt verzonden. Afhankelijk van welk formaat van de elektronische factuur jouw klant verwacht kunnen facturen met financiële korting niet ontvangen worden. Krijg je deze foutmelding verwijder dan de financiële korting van de factuur.


Land ‘België’ is ongeldig: Bij het verzenden van de elektronische facturen wordt het adres van de klant gevalideerd. Indien het land als tekst werd opgegeven en er kan niet worden achterhaald om welk land het gaat zal deze foutmelding worden gegeven.


file: [BR-27]-The Item net price (BT-146) shall NOT be negative.: Factuurlijnen met een negatief totaal zijn niet toegestaan via PEPPOL (behalve voor creditnota’s waar alle factuurlijnen negatief dienen te zijn).



  Meer info? Lees onderstaande nuttige artikels